Sirpa kysyi Ordinaren Facebook-sivuilla:
Kaipaisin vinkkejä paperien kanssa pärjäämiselle. Meille kertyy seuraaviin asioihin liittyvää paperia: verotus, vakuutukset, laskut, kuitit, tiliotteet, metsätilan kirjanpito ym, kodin laitteiden käyttöohjeet, liittymissopimukset, parin yhdistyksen paperit, kunnallispolitiikkaan liittyvät esityslistat, selvitykset yms…. , terveysasiat, lasten todistukset, ymmmm. Mapitettukin on, mutta mapit kaatuilevat hyllyissä ja ovat rumia. On aikoja, jolloin jaksaa juuri maksaa laskut muttei arkistoida. Mitä yleensäkään kannattaa säilyttää ja kuinka kauan?
Tässäpä ensin muutama linkki artikkeleihin, joita netistä löytyy:
Verotukseen liittyviä kysymyksiä
Muutamia vinkkejä, jotka eivät perustu mihinkään viralliseen tahoon, mutta joita voi omalla riskillään soveltaa 🙂
1. Vakuutukset: Säästäisin uusimmat vakuutuspaperit ja kotivakuutuksista tulee ainakin joka vuosi uudet vakuutuskirjat.
2. Laskut: Maksetut lehti- ym. tilaukset voi hävittää heti, koska maksut näkyvät tiliotteella. Sähkö-, puhelin- ja muita laskuja voi varmaan halutessaan ja tilan antaessa myöten säilyttää muutaman vuoden. Näin voi vertailla sähkönkulutusta tai puhelinlaskujen suuruutta. Kotitalousvähennykseen ja muut verotukseen liittyvät kuitit pitää säästää 6 vuotta verovuoden päättymisen jälkeen.
3. Kuitit: Pankki- ja luottokortilla maksetuista tuotteista kuitit kannattaa säästää siihen asti, että veloitukset näkyvät joko tiliotteella tai luottokorttilaskulla.
4. Kodinkoneiden (ja huonekalujen) käyttöohjeet ja takuukuitit: Kannattaa tehdä oma laatikko kaikille käyttöohjeille. Kun hankitaan uusi kodinkone tai huonekalu, takuukuitti on hyvä niitata käyttöohjeeseen ja tallettaa molemmat laatikkoon. Välillä laatikon sisällön voi käydä läpi ja poistaa sellaiset käyttöohjeet, joihin liittyvää konettakaan ei enää ole. Ja pahvipakkausten säästämistä kannattaa miettiä pariinkin kertaan. Ihmisten kaapeissa on valtavat määrät erilaisia kodinkoneiden tyhjiä pahvipakkauksia 🙂 Käyttöohjeiden kanssa samassa voi hyvin säilyttää liittymäsopimuksia, jos osaa niitä sieltä etsiä.
5. Yhdistyspaperit (+ yleensä yhdistysten tiedotuslehtiset jne.): Jos yhdistyksen paperit, kuten vuosikokouspöytäkirjat ja kirjanpitoaineisto ovat alkuperäisiä, niitä pitää säilyttää laissa määrätty aika. Tasekirjat ja tase-erittelyt pitää säästää 10 vuotta ja tositteet 6 vuotta. Mutta yhdistyksen historian kannalta on hyvä säilyttää vaikkapa yhdet kappaleet lehtiä sekä kokousten pöytäkirjoja ja muita tärkeitä papereita.
6. Kunnallispolitiikkaan, kuten muuhunkin viralliseen toimintaan osallistumisessa kotiin tuleva paperimäärä voi olla hyvin mittavaa. Olin itse koulun johtokunnassa ja saimme ohjeen, että kokouspapereita ei saanut laittaa paperinkeräykseen, koska ne saattoivat sisältää arkaluontoisia tietoja. Periaatteessa mitään tällaisia papereita ei tarvitse itsellä kotona säästää, vaan ne voi silputa. Kokouskutsut ja pöytäkirjat löytyvät kuitenkin virallisista arkistoista.
7. Terveysasioille kannattaa tehdä oma mappi, jonne voi tallettaa lääkärilaskut, reseptit ja muut paperit. Niitäkin voi karsia vanhemmasta päästä, kun mappi täyttyy.
8. Perheen lapsille voi tehdä omat mapit (tai laatikot), joihin voi säästää kyseisen lapsen piirustuksia, käsitöitä, todistuksia, kunniakirjoja ym. mitä lapsiperheissä ajelehtii keittiöissä, sohvapöytien alahyllyillä, kirjahyllyissä kirjojen päällä, lastenhuoneen pöydillä, laatikoissa ja muuallakin.
Jokaisella on oma tyylinsä arkistoida papereita. Joku mapittaa kaikki vuoden paperit samaan mappiin. Jollain on pankki-, vakuutus-, auto- ja kaikille muillekin aihealueille omat mappinsa. Tärkeintä on, että tietää mistä puuttuvaa paperia lähtee etsimään. On hyvä tuntea oma tapansa arkistoida. Jos kaikki paperit ovat kasoina nurkassa ja pahimmillaan muovikasseihin sullottuina vieraiden tieltä ympäri kotia, ei varmasti löydä etsimäänsä. Tällaisessa tapauksessa suosittelen vaikkapa yhtä laatikkoa, jonne kaikki tärkeät paperit voi vain heittää, pois ajelehtimasta. Jos ei jaksa käydä edes laatikkoa läpi vuoden lopussa, kannattaa seuraavaksi vuodeksi varata uusi laatikko. ”Arkistolaatikkoa” ei kannata täyttää lehdillä, kirjekuorilla eikä muullakaan jätepaperilla, vaan ainoastaan säästettävillä papereilla.
Tärkeintä on, että itse tietää, mistä tarvittavan paperin löytää!
7 kommenttia
Comments feed for this article
21.7.2010 klo 20.36
Pirjo Kaihovaara
Yhdistyksen papereiden arkistoinnista saat neuvoja täältä:
http://www.yksityisetkeskusarkistot.fi/opas.htm
21.7.2010 klo 21.24
Maria Laitinen
Hei Pirjo!
Kiitokset linkistä! Onpa perusteelliset ohjeet 🙂
3.8.2010 klo 19.26
Sirpa Möller
Hei kaikki!
Kiitos vinkeistä. Ihastuin ajatukseen laatikoista. Ehkä jonkinlaiset laatikot tai vaikka lehtikotelot olisivat hyllyssä siistimmät kuin nykyiset kaatuilevat (kaikenväriset kierrätetyt) konttorimapit. Ja niihin voisi olla nopeampi laittaa papereita, kun ei tarvitsisi rei’ittää.
Kunnallispolitiikkaan liittyvät paperit voi muuten viedä kuntaan takaisin, jos itsellä ei ole silppuria. Jos vain ehtisi/muistaisi.
terv. Sirpa
3.8.2010 klo 21.39
Maria Laitinen
Hieno juttu, jos vinkeistä on apua. Kunnon järjestys on sellainen, että kodin asukkaat tietävät, mitä heillä on ja mistä se löytyy. Ei mapittaminen ole itsetarkoitus. Jos laatikot toimivat paremmin, mikä estää käyttämästä niitä 🙂
10.8.2010 klo 11.52
prefecta
Mulla oli vuosikausia kaikille papereille tarkoitettu ”ylälaatikko” johon laitoin aivan kaikki säilyttämisen arvoiset dokumentit. Kun laatikko muutamassa vuodessa täyttyi, kävin kasan läpi ja pistin ne vuosia säilytettävät arkistolaatikkoon varastoon.
Sitten kyllästyin kuuntelemaan perheen järjestelmällisemmän osapuolen naputusta aiheesta ja nykyisin laitan (ja olen käskenyt laittaa) maksamattomat laskut ym. tärkeät paperit muovitaskuun, jonka päällä lukee isolla TÄRKEÄÄ. Kerran kuussa kun naputtelen laskut nettipankkiin, mapitan samalla taskusta kaikki paperit.
11.8.2010 klo 9.53
Maria Laitinen
Ikäviä nuo ”järjestelmällisemmät osapuolet” 😉 Minun mielestäni tärkeintä järjestyksen pidossa on se, että ihminen tietää, mitä hänellä on ja mistä hän sen tarvittaessa löytää. Jos laatikko ylähyllyllä riittää, se on tosi hyvä. Pahimmassa tapauksessa tällainen mapitusvaatimus voi johtaa siihen, että hyvin toiminut laatikko poistetaan ylähyllyltä ja paperit odottavat mapitusta mikä missäkin. Kuka siitä hyötyy?
13.1.2011 klo 20.20
minna
Ylimääräisistä papereista pääsee hyvin jo vähennyksen alkuun, kun esimerkiksi laittaa postilaatikoon, ei mainoksia kiitos kyltin ja tekee nettiposti sopimuksen pankkitilille. kätevää, sieltä voi maksaa laskun, ilmoitus tulee laskusta omaan sähköpostiin ja näin vältytään ylimääräiseltä paperilta ja niiden arkistoinnilta.
tätä ei ilmeisesti ole näillä sivuilla mainittu ollenkaaan.