Sirpa kysyi Ordinaren Facebook-sivuilla:

Kaipaisin vinkkejä paperien kanssa pärjäämiselle. Meille kertyy seuraaviin asioihin liittyvää paperia: verotus, vakuutukset, laskut, kuitit, tiliotteet, metsätilan kirjanpito ym, kodin laitteiden käyttöohjeet, liittymissopimukset, parin yhdistyksen paperit, kunnallispolitiikkaan liittyvät esityslistat, selvitykset yms…. , terveysasiat, lasten todistukset, ymmmm. Mapitettukin on, mutta mapit kaatuilevat hyllyissä ja ovat rumia. On aikoja, jolloin jaksaa juuri maksaa laskut muttei arkistoida. Mitä yleensäkään kannattaa säilyttää ja kuinka kauan?

Tässäpä ensin muutama linkki artikkeleihin, joita netistä löytyy:

Kodin paperit kuriin

Verotukseen liittyviä kysymyksiä

Muutamia vinkkejä, jotka eivät perustu mihinkään viralliseen tahoon, mutta joita voi omalla riskillään soveltaa 🙂

1. Vakuutukset: Säästäisin uusimmat vakuutuspaperit ja kotivakuutuksista tulee ainakin joka vuosi uudet vakuutuskirjat.

2. Laskut: Maksetut lehti- ym. tilaukset voi hävittää heti, koska maksut näkyvät tiliotteella. Sähkö-, puhelin- ja muita laskuja voi varmaan halutessaan ja tilan antaessa myöten säilyttää muutaman vuoden. Näin voi vertailla sähkönkulutusta tai puhelinlaskujen suuruutta. Kotitalousvähennykseen ja muut verotukseen liittyvät kuitit pitää säästää 6 vuotta verovuoden päättymisen jälkeen.

3. Kuitit: Pankki- ja luottokortilla maksetuista tuotteista kuitit kannattaa säästää siihen asti, että veloitukset näkyvät joko tiliotteella tai luottokorttilaskulla.

4. Kodinkoneiden (ja huonekalujen) käyttöohjeet ja takuukuitit: Kannattaa tehdä oma laatikko kaikille käyttöohjeille. Kun hankitaan uusi kodinkone tai huonekalu, takuukuitti on hyvä niitata käyttöohjeeseen ja tallettaa molemmat laatikkoon. Välillä laatikon sisällön voi käydä läpi ja poistaa sellaiset käyttöohjeet, joihin liittyvää konettakaan ei enää ole. Ja pahvipakkausten säästämistä kannattaa miettiä pariinkin kertaan. Ihmisten kaapeissa on valtavat määrät erilaisia kodinkoneiden tyhjiä pahvipakkauksia 🙂 Käyttöohjeiden kanssa samassa voi hyvin säilyttää liittymäsopimuksia, jos osaa niitä sieltä etsiä.

5. Yhdistyspaperit (+ yleensä yhdistysten tiedotuslehtiset jne.): Jos yhdistyksen paperit, kuten vuosikokouspöytäkirjat ja kirjanpitoaineisto ovat alkuperäisiä, niitä pitää säilyttää laissa määrätty aika. Tasekirjat ja tase-erittelyt pitää säästää 10 vuotta ja tositteet 6 vuotta. Mutta yhdistyksen historian kannalta on hyvä säilyttää vaikkapa yhdet kappaleet lehtiä sekä kokousten pöytäkirjoja ja muita tärkeitä papereita.

6. Kunnallispolitiikkaan, kuten muuhunkin viralliseen toimintaan osallistumisessa kotiin tuleva paperimäärä voi olla hyvin mittavaa. Olin itse koulun johtokunnassa ja saimme ohjeen, että kokouspapereita ei saanut laittaa paperinkeräykseen, koska ne saattoivat sisältää arkaluontoisia tietoja. Periaatteessa mitään tällaisia papereita ei tarvitse itsellä kotona säästää, vaan ne voi silputa. Kokouskutsut ja pöytäkirjat löytyvät kuitenkin virallisista arkistoista.

7. Terveysasioille kannattaa tehdä oma mappi, jonne voi tallettaa lääkärilaskut, reseptit ja muut paperit. Niitäkin voi karsia vanhemmasta päästä, kun mappi täyttyy.

8. Perheen lapsille voi tehdä omat mapit (tai laatikot), joihin voi säästää kyseisen lapsen piirustuksia, käsitöitä, todistuksia, kunniakirjoja ym. mitä lapsiperheissä ajelehtii keittiöissä, sohvapöytien alahyllyillä, kirjahyllyissä kirjojen päällä, lastenhuoneen pöydillä, laatikoissa ja muuallakin.

Jokaisella on oma tyylinsä arkistoida papereita. Joku mapittaa kaikki vuoden paperit samaan mappiin. Jollain on pankki-, vakuutus-, auto- ja kaikille muillekin aihealueille omat mappinsa. Tärkeintä on, että tietää mistä puuttuvaa paperia lähtee etsimään. On hyvä tuntea oma tapansa arkistoida. Jos kaikki paperit ovat kasoina nurkassa ja pahimmillaan muovikasseihin sullottuina vieraiden tieltä ympäri kotia, ei varmasti löydä etsimäänsä. Tällaisessa tapauksessa suosittelen vaikkapa yhtä laatikkoa, jonne kaikki tärkeät paperit voi vain heittää, pois ajelehtimasta. Jos ei jaksa käydä edes laatikkoa läpi vuoden lopussa, kannattaa seuraavaksi vuodeksi varata uusi laatikko. ”Arkistolaatikkoa” ei kannata täyttää lehdillä, kirjekuorilla eikä muullakaan jätepaperilla, vaan ainoastaan säästettävillä papereilla.

Tärkeintä on, että itse tietää, mistä tarvittavan paperin löytää!