Näin viestitteli Twitterissä ystäväyrittäjäni Teemu. Yritänpä auttaa:

1. Järjestä viestit ensin lähettäjän mukaan.

2. Aloita helpoimmin kategorisoitavista lähettäjistä. Jätä hankalimmat viimeiksiksi.

3. Mieti, mistä kansiosta kunkin lähettäjän viestejä etsisit ja tee kansio lähettäjälle tai asialle, johon viestit liittyvät. Minulla on omat kansiot esimerkiksi Googlelle, Twitterille ja LinkedInille sekä kansiot nimeltä Lehdistöasiat, Kierrätys ja uusiokäyttö sekä Mainostamisasiat. Viimeksi mainituissa on viestejä monelta lähettäjältä. Kirjautumiset-kansiosta löytyvät kaikki sellaiset rekisteröitymiset eri nettipalveluihin, joihin ei liity muuta sähköpostia. Jos sähköpostia tuleekin lisää, voit perustaa aiheelle uuden kansion ja siirtää kirjautumistiedot sisältävän sähköpostin sinne. (Ja sitten joku näsäviisas kommentoi, että kansion nimi pitää olla Rekisteröitymiset. Se on minun sähköpostini ja saan nimetä kansiot ihan sillä lailla kun huvittaa. Ja niin saat sinäkin. ;)) Yhteensä minulla on 33 kansiota tällä hetkellä.

4. Käy läpi kaikki lähettäjät ja tarvittaessa poista mainospostit. Siirrä ”valmiit” eli arkistoitavat viestit kyseiseen kansioon. Jätä keskeneräiset vielä inboksiin. Jos saman lähettäjän viestit liittyvät moneen asiaan, käy ne yksitellen läpi ja lajittele aiheen mukaan omiin kansioihinsa. Jos samaa asiaa on käsitelty monessa viestissä ja viestinvaihto näkyy uusimmassakin, voit halutessasi säästää vain uusimman viestin.

5. Päätä, mistä löydät parhaiten keskeneräiset asiat. Tarvitsetko niille vielä oman kansion vai riittääkö että ne ovat melkein tyhjässä inboksissa?

6. Ylläpidä inboksin järjestystä luomalla uusia kansioita heti, kun tarve ilmenee sekä siirtämällä viestit sitä mukaa kansioihin, kun niitä tulee ja ne on hoidettu. Myös kansioiden nimiä voi tarvittaessa muokata. Näin inboksi pysyy siistinä ja näet heti, mitkä asiat ovat vielä kesken.

Kokeile ja kerro, toimiiko. Minulla ainakin toimii 🙂

Advertisement